Gelukkig zijn op het werk hebben we voor een groot stuk zelf in de hand. We kunnen voor veel zaken naar onze werkgever wijzen als we niet gelukkig zijn op het werk, maar zelf productief en efficiënt werken is ook heel belangrijk om je goed te voelen op het werk. En naast het goed voelen, creëer je er ook gewoon meer vrijheid mee. Je werkgever kan daar een stuk in faciliteren, maar een heel groot deel heb je zelf in handen. Ik zet je in deze blog graag op weg naar meer productiviteit op de werkvloer!
Output is belangrijker dan input
Ik geloof heel hard in beoordelen op basis van output in plaats van op basis van input. Dat betekent dat ik vind dat je werk beoordeeld zou moeten worden op basis van wat je gedaan hebt en welk resultaat dat heeft, in plaats van hoeveel uren je daaraan gewerkt hebt.
Vaak worden mensen die het meeste aantal uren werken nog steeds gezien als de beste werkers. Terwijl ze misschien net heel inefficiënt zijn in de manier waarop ze werken en daarom langere dagen moeten kloppen. Helaas zien weinig werkgevers of bedrijven dat momenteel al zo. Toch denk ik dat het goed is voor jezelf en je werkgeluk om zo efficiënt mogelijk te werken. Zo creëer je gemoedsrust, ervaar je minder stress en je baas hoeft niet altijd te weten dat jij iets veel sneller gedaan krijgt. 😉
Sneller werken in evenveel tijd
Wanneer je meer productiviteit en efficiëntie in je werk stopt, krijg je je werk sneller af. Zo komt er ruimte vrij voor leuke projecten of gewoon meer vrije uren om iets anders – al dan niet werkgerelateerd – te doen. Hoe kan je nu meer productiviteit aan je werk toevoegen? Ik geef een paar tips!
- Pareto-principe
Het Pareto-principe gaat uit van een wetmatigheid waarbij 20% van de input zorgt voor 80% van de output. Dus 20% van de activiteiten die je doet op het werk zorgt voor 80% van de resultaten. Probeer voor jezelf te achterhalen wat jouw belangrijkste 20% is om te weten waarop je meer mag focussen. Neem even de tijd om daar voor jezelf over na te denken met deze vraag: welke taken in mijn pakket zorgen nu voor het merendeel van het resultaat?
- Check je mail 2x per dag
De mailbox… Misschien wel de grootste productiviteitskiller die er bestaat. 😋 Wist je dat elke keer je van de ene taak naar de andere springt, je maar liefst 10 minuten nodig hebt om er terug in te geraken? Dus ja, elke ‘ping’ van je mailbox haalt je uit je concentratie en dat kost bakken energie. Het is ook geweldig inefficiënt.
Dus hierbij twee tips voor meer productiviteit en minder mailbox: zet je meldingen van de mailbox uit. Het is echt niet nodig om elke keer een ‘ping’ te horen en de preview van de mail in je ooghoek op je scherm te zien verschijnen. Daarnaast open je je mailbox best maar twee keer op een dag en niet als eerste taak van de dag. Neem eerst een moment de tijd om gefocust aan één van je must-do’s te werken (zie volgende tip) en open daarna pas je mailbox voor de eerste keer.
Als de stap om je mailbox maar 2x per dag te openen een te grote stap is, neem dan bijvoorbeeld 3 of 5 keer. Spreek met jezelf een paar vaste momenten doorheen de dag af waarin je je mailbox mag openen en behandelen.
- Maximum 3 must-do’s per dag
Je to-dolijst, die ellendige to-dolijst die elke dag alleen maar langer lijkt te worden en waarop elke taak ook even belangrijk lijkt. Er is een oplossing! In plaats van één to-dolijst, start je met het opstellen van een must-dolijstje voor elke dag.
Kies voor elke werkdag 3 taken uit die je absoluut wil afwerken. Dat zijn je 3 must-do’s van de dag. Je kan daarnaast nog aanvullen met 3 want-to’s, taken die ook moeten gebeuren maar (nog) geen prioriteit hebben.
3 must-do’s is veel behapbaarder en overzichtelijker dan een lange lijst met 15 to do’s. Je zal ook een veel voldaner gevoel hebben als je de 3 must-do’s hebt afgevinkt op het einde van de dag, dan wanneer ze nog in de ellenlange to-dolijst staan.
- Neem voldoende pauze
Pauze werkt. ‘t Is de slogan van een bekend soepjesmerk, maar ook echt waar. Wanneer je het druk hebt en het gevoel hebt dat er veel werk op je ligt te wachten, is een pauze vaak het laatste waar je aan denkt.
En juist in die drukke momenten is een pauze superbelangrijk. Je schakelt je brein even uit, waardoor vaak net dat ene goede idee komt. Ga even wandelen en haal letterlijk een frisse neus. Je zal erna veel beter terug aan de slag kunnen dan wanneer je maar blijft doorbikkelen.
- Pomodoro-techniek
Wist je dat je brein zo werkt, dat het de tijd zal nemen die jij geeft voor een taak? Dus als je bijvoorbeeld een projectplan of presentatie moet maken, en je hebt daar drie uur voor uitgetrokken, zal het drie uur duren vooraleer die presentatie af is. Als je maar een uurtje tijd hebt, zal die presentatie ook af geraken. Alleen wel drie keer zo snel.
Dus jezelf tijdslimieten opleggen, helpt je om gefocust te blijven en niet onnodig lang aan één taak bezig te zijn. De Pomodoro-techniek is daar een handig hulpmiddel bij.
Met die techniek geef je jezelf telkens een korte periode om gefocust te werken. En dan bedoel ik echt heel gefocust. Smartphone op vliegtuigstand, meldingen uitgeschakeld,… Loopt je wekker af? Dan mag je een korte pauze nemen, even de benen strekken, drinken halen en dan begin je aan de volgende interval.
In de klassieke Pomodoro-techniek wordt gewerkt met intervallen van 25 minuten werken en dan 5 minuten pauze, na 4 cycli volgt dan een lange pauze. Maar je kan het natuurlijk aanpassen naar wat voor jou werkt.
Dit waren al een paar tips voor meer productiviteit waar je hopelijk iets aan hebt en mee aan de slag gaat! Omdat ik ervan overtuigd ben dat productiviteit en efficiënt werken enorm bijdragen aan je werkgeluk, vind je nog veel meer tips en tricks terug in Unleash Your Talents.
Unleash Your Talents is mijn signature traject waarin jij jezelf en je talenten leert kennen en ook leert inzetten in je job, met meer (werk)geluk als resultaat!